1  前  言

 

档案管理系统是为了提高档案行业的信息化代替传统的手工档案的管理模式而开发设计的档案管理系统，在开发和设计过程中充分考虑档案的管理自身的一些特点，系统适用于大、中型档案馆对档案进行综合管理，实现了档案数据的统计、检索、借阅、鉴定以及电子档案发布等全套功能，提高了档案整理、编目和保管水平，减轻了档案工作人员的劳动强度，提高了工作效率，完全符合现代档案管理信息化的需要。

档案管理系统是一个单位不可缺少的部分,它的内容对于单位管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。

 

 

档案是社会轨迹的原始记录。伴随我国政务公开和档案开放的进程，如何运用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益，成为档案工作者迫切的要求。档案管理是非常严谨的工作，必须依循国家有关标准。国家档案局新近对文书档案管理的标准作了重大修改。本系统在设计过程中，认真参照《DA-T 181999档案著录规则》、《GB/T1541894档案分类标引规则》、《归档文件整理规则》，同时充分考虑了执行旧标准档案的管理需要，做到新旧兼容。

学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。

企业员工的档案管理是企业员工管理的一个重要内容。随着时代的进步，企业也逐渐变得庞大起来；当今社会人员流动越来越频繁，使得档案管理工作也变的越来越复杂。如何管理好企业员工的信息，成为企业管理中一个大的问题。如果能实现档案管理的自动化，无疑将给公司管理部门带来很大的方便。
由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。　档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。
企业职工档案管理是随着人事制度改革应运而生的一项新的工作。近年来，随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人自主权。但由于一些企业的改制，人事的更迭，以及人事档案的多头管理，造成了部分档案的流失，也造成了效率低，办事难的情况。最初的档案管理，都是靠人力来完成的。

档案管理的现状

（1）档案管理水平发展不平衡
经济效益好的企业能够专门成立了档案信息中心，设专职档案员多人，达到了企业档案工作目标管理国家一级或二级水平，档案实现了计算机文件级管理，其现代化管理水平得到有关专家好评。但也有的单位经济效益较差，企业档案工作处于比较薄弱或停顿状态，企业领导对档案工作往往是管理不到位，议程排不上，企业一旦被兼并或是倒闭破产，该企业的档案便成了没有娘的孩子，得不到应有的支持，被损被毁或散失的可能性相当大。
    （2）档案管理工作呈下降趋势
    企业档案目标管理在达标晋级后，档案工作本应该保持原来水平的基础上有所探索和提高。但是，有的企业鉴于档案工作失去了有力的监督和指导，而出现了"无目标、无压力、档案工作无动力，干好干坏一个样"等放任自流的现象。因此，有的档案工作人员不知该干什么和怎么去干，部分企业的档案工作处于自生自灭或自行消亡的状态。
    （3）档案信息保管层次不合理，保密意识不强。
    企业档案信息结构不合理，档案重生产、轻管理，记录科技生产活动内容多，反映经营管理情况少；重产品、轻要素，记录企业生产情况多，反映市场物资能源生产要素少；重外表、轻本质，收集"红头文件"多，反映本企业形成市场销售、产品开发档案信息情况少；企业内部静止信息多，反映外部活动的情报信息少。
    在保密问题上，人们在思想认识上有一个误区，认为：现在国家政策是开放的，没有什么密可保，企业档案实行的是开放管理，企业无密可保，因此，有的企业保密意识淡薄，措施不力，致使企业的科研成果和经济情报被盗或流失，给企业造成严重的经济损失。
    （4）立档企业基层的档案管理出现"真空"
    以前档案行政管理部门通过行政手段抓公司基层企业的档案工作，现在公司由于调整重组，行政管理职能被取消，不能承担管理基层的任务。而档案行政管理部门又无力顾及这么多的基层企业，致使基层档案管理出现"真空"。
    （5）企业内部管理薄弱，意识不到档案的作用，档案部门的不到应有的重视，致使企业档案资产流失情况严重。
    一些企业的领导层和职工对档案资产缺乏正确的认识，加上管理的种种原因，使企业档案资产在企业改制、建制中出现了严重流失。如：应该归档的资料散失在个人手里，据为己有，由于人才流动带走资料而引起法律纠纷的事时有发生。